Заявка на грузоперевозку: что должно быть в документе

Заявка на грузоперевозку: что должно быть в документе

Заявка на грузоперевозку — это фиксированный набор условий конкретного рейса: кто, что, куда, когда, за сколько и на каких правилах. Если в заявке нет ключевых полей или они расплывчаты, спор по оплате или штрафам почти гарантирован.

Ниже — чек‑лист полей, разница между транспортной заявкой, договор‑заявкой и транспортной накладной, примеры формулировок и вещи, о которых часто забывают. Всё — на языке логиста, с тем, что реально пригодится в работе.

Обязательные блоки заявки: чек‑лист без воды

Минимальный набор, без которого перевозку лучше не запускать:

• Стороны и контакты: юридические наименования, ИНН/БИН, фактические контакты диспетчера и водителя. Для рынков РФ/РК — укажите «с НДС/без НДС» и страну резидентства плательщика.
• Маршрут: адреса загрузки/разгрузки, КПП/проходные, координаты (координаты берите из карт сервиса, который используете; ошибка в 1–2 км может стоить часа простоя). Если есть платные посты/весовой контроль — помечайте заранее.
• Окна по времени: дата и интервал подачи/разгрузки. Пример: «Подача 10.10 с 09:00 до 11:00. Разгрузка 11.10 с 13:00 до 16:00».
• Груз: наименование, упаковка, кол-во мест, вес брутто и нетто, объём/габариты. Для штабелируемых грузов — пометка «stackable/не stackable».
• Машина: тип кузова (тент/реф/izoterm/борт/цельномет), длина/паллетомест, высота по дугам, гидроборт/растентовка/боковая. Для рефа — температурный режим.
• Цена: ставка, валюта, НДС, включено ли «Платон» (для РФ), платные дороги, паромы/переправы. Если не включено — отдельная строка «компенсация факта по чекам».
• Простои и доплаты: бесплатный лимит на погрузку/разгрузку, сверхлимит — ставка за час/за день; ночёвка, охраняемая стоянка, переадресация, догруз/перевалка — с правилами согласования.
• Документы по рейсу: перечень, сроки и способ сдачи (ЭДО/курьер/скан), кто оплачивает доставку оригиналов и когда.
• Безопасность и допуски: пломбы (кто ставит/снимает), ADR (класс, UN‑номер), температурные регистраторы, санитарные книжки на загрузке, СИЗ.
• Страхование ответственности: у кого, лимиты, нужен/не нужен сертификат.
• Штрафы и основания: за срыв подачи, опоздание, недостачу пломб, нарушение режима, фотофиксацию. Формулируйте чётко, иначе в суде будет «нельзя посчитать».
• Порядок связи и отчётности: кто подтверждает «прибыл/поставлен на ворота/выезд», формат отметок (звонок, мессенджер, отметка охраны с печатью).
• Срок действия ставки/оферты: до какой даты/времени перевозчик может акцептовать.

Где проверять спорные данные:

• Адреса и проезды — сайт грузоотправителя/карты, пропускной режим в отделе СБ площадки.
• Режим работы рампы — в переписке с кладовщиком/прорабом; зафиксируйте ФИО и должность.
• Температуру для пищевых — в спецификации или в договоре поставки.
• ADR — в паспорте безопасности вещества (SDS), секции 14.

Таблица полей: кто вносит и где сверять

Цена: как зафиксировать ставку и все «мелочи», которые становятся большими деньгами

Ставка без условий — половина правды. Что обязательно уточнить:

• Платон (РФ для >12 т): включён или компенсируется по чекам. Укажите прямо: «Платон включён в ставку/компенсация по факту с чеками».
• Платные трассы/переправы/паромы: включено или отдельно. Если «по факту» — фото/чеки обязательны.
• Погрузка/разгрузка: чьи силы, чей инструмент, чья ответственност за паллеты. Если паллетообмен — курс и способ взаиморасчёта.
• Переадресация: кто согласует, доплата в процентах или фикс.
• Сезонные коэффициенты: гололёд, северные районы, весенние ограничения — пропишите, где смотреть применимость (постановления регионов/РФ публикуются на сайтах администраций; даты зависят от региона).

Пример формулы простоя (пример, не норма):

• Бесплатно: 2 часа на каждой точке.
• Сверх лимита: 1 200 ₽/час, но не более 12 000 ₽/сутки.
• Расчёт поминутно, округление до 30 минут в большую сторону.

Важно: цифры выше — пример для макета. Реальные ставки и лимиты зависят от договора и рынка; зафиксируйте их письменно в заявке и продублируйте в счёте/актe, чтобы бухгалтерия не резала.

Валюта и налоги

• Укажите валюту расчётов и курс (если кросс‑курс), дату курса (например, «курс ЦБ/НБ на дату разгрузки»).
• Пишите «ставка X, НДС включён/не включён». В РФ и РК ставки НДС разные и зависят от характера перевозки и статуса сторон; точную ставку смотрите в своём договоре и налоговом учёте.

Сроки, окна, штрафы: формулировки, которые экономят нервы

Чёткие окна и основания для штрафов нужны обеим сторонам. Без них любая задержка — бесконечная переписка.

• Подача ТС: «ТС подать 10.10 с 09:00 до 11:00. Опоздание >15 минут считается срывом окна». Порог «15 минут» — пример. Возьмите свой порог и закрепите его.
• Фиксация прибытия: «Отметка охраны/штампа склада + фото табло времени или звонок диспетчеру — основания для старта отчёта простоя».
• Штраф за срыв подачи: «Если ТС не подано в окно, штраф X ₽/рейс + фактический ущерб при документальном подтверждении». Размер X заложите в шаблон; он зависит от вашей политики.
• Разгрузка по талонам: «Талон с номером ворот — отметка начала разгрузки».
• Невыборка: «Если грузоотправитель не готов к загрузке в заявленное окно, простой по его вине — по ставке Y».

Разбивка на «в чью вину»: пропишите критерии. Например: «Ожидание пропуска более Z минут при условии своевременной заявки на пропуск — вина грузоотправителя». Z возьмите из регламента проходной или внутренней практики.

Спецтребования: реф, ADR, негабарит — что дописать в заявку

Температурный груз

• Диапазон: «–18…–20 °C» или «+2…+6 °C стабильно». Слово «стабильно» без диапазона — спор. Укажите, кто отвечает за предохлаждение кузова и кто ведёт температурный журнал.
• Регистратор: «Установить регистратор на всё время рейса. Передать выгрузку в PDF/CSV». Уточните, нужен ли калибровочный сертификат.

Опасные грузы (ADR)

• Класс, UN‑номер, группа упаковки, код ограничений тоннелей (если применимо). Эти данные — из SDS.
• Требования к ТС: огнетушители, знаки опасности, допуск водителя. Проверьте, что у перевозчика есть допуск и оборудование. В заявке — «перевозчик подтверждает наличие допусков ADR класса …».

Негабарит/тяжеловес

• Габариты в мм и фактический вес осей. Разрешения зависят от региона маршрута — где и у кого получать, уточняйте по каждой дороге/субъекту. В заявке пропишите, кто оформляет и оплачивает разрешения и сопровождение.

Ценные грузы

• Усиленный контроль: «Онлайн‑трекер обязателен, обновление каждые 5–10 минут», «Стоянки — только охраняемые». Укажите страховую сумму и требование к расширениям страховки.

Документы рейса: чем заявка отличается от договор‑заявки и транспортной накладной

Многие путают названия. Разложим по ролям.

По форме ТН/ТТН: действующие требования к содержанию и рекомендации по формам смотрите в актуальных Правилах перевозок грузов автомобильным транспортом для вашей страны (официальные тексты — на государственных правовых порталах). На международных рейсах в РФ–РК обычно используется CMR‑накладная.

Что приложить к заявке:

• Копии уставных перевозчика (по требованию службы безопасности).
• Лицензия/допуски, если требуются по виду перевозки.
• Пропускные данные ТС и водителя, если объект режимный.
• Шаблон отметок, если склад «любит свою форму».

Как подписывать: скан, ЭДО, мессенджеры — что судебно живёт, а что нет

• Простая письменная форма: обмен подписанными сканами по e‑mail, указанным сторонами для связи, обычно признан судами. В заявке укажите рабочие адреса e‑mail.
• ЭДО/EDI: если обе стороны подключены — лучший вариант. В заявке укажите «обмен документами через …» и идентификаторы участников.
• Мессенджеры: удобны для оперативной связи и фото, но для заключения сделки слабее. Используйте их как подтверждение фактов (времени, фото), а саму заявку — через e‑mail/ЭДО.
• Подпись перевозчика «печатями»: печать не обязательна по закону, если иное не требует ваша внутренняя политика или контрагент. Не спорьте на рампе — решайте на этапе согласования заявки.

Хранение:

• Номеруйте заявки и ведите реестр: номер рейса, дата, стороны, сумма, статус подписи.
• Складывайте в дело переписку с ключевыми подтверждениями (окна, переадресации, согласования простоя) — это спасает в спорах.

Образец заявки (макет) и рабочие формулировки

Ниже — форма заявки для копирования в ваш шаблон. Это не «универсальный закон», а практичный каркас. Подставьте свои цифры, регламенты и термины.

• Стороны: Заказчик (полное наименование, ИНН/БИН), Перевозчик (полное наименование, ИНН/БИН).
• Контакты: Диспетчер Заказчика: Имя + номер. Диспетчер Перевозчика: Имя + номер. Водитель: Имя + номер (при назначении).
• Маршрут: Загрузка — адрес, ворота, контакты склада, требования к пропуску. Разгрузка — адрес, ворота, контакты.
• Окна: Подача ТС — дата и интервал. Разгрузка — дата и интервал. Время по местному часовому поясу.
• Груз: Наименование, упаковка, кол-во мест, вес брутто/нетто, объём, габариты, штабелирование (да/нет), центр тяжести (если смещён).
• ТС: Тип кузова, длина/высота, паллетоместа, боковая/задняя, гидроборт (да/нет), ремни/уголки/коврики (кол-во), чистота кузова (сухая уборка/санобработка).
• Температура/ADR (если нужно): Диапазон, регистратор (да/нет, тип файла), ADR класс/UN, допуски водителя.
• Ставка: ХХХ валюта, НДС включён/не включён. Платон включён/компенсация по факту. Платные дороги — включены/факт по чекам.
• Простои: Бесплатно — N часов на каждой точке. Сверх — Y валюта/час, округление до Z минут.
• Доплаты: Ночёвка/стоянка — по согласованию с фото/чеками. Переадресация — фикс ХХХ или % от ставки. Переоформление пропуска — по факту.
• Запреты/условия: Догруз/перевалка — запрещены/по согласованию. Пломбирование — чьи пломбы, номер пломбы фиксируем в ТН/CMR.
• Отчётность по движению: Звонок при выезде, прибытии, постановке к воротам. Фото документов и пломб в чат/почту.
• Документы к закрытию: ТН/ТТН/CMR с печатями и подписями, счёт, акт/УСД. Срок сдачи — N рабочих дней. Оригиналы — курьером за счёт …
• Штрафы: За срыв подачи — ХХХ, за опоздание более K минут — ХХХ, за потерю пломбы — ХХХ (если не подтверждена форс‑мажором). Основания — отметки склада/фото/переписка.
• Срок действия ставки: Оферта действует до дата/время, время — местное для загрузки.
• Прочее: Страховая сумма ответственности — ХХХ. Судебная подсудность — по договору/по месту истца (как в вашем шаблоне).

Эту «форму заявки» удобно хранить в двух видах: короткая (одна страница для типовых рейсов) и расширенная (2–3 страницы для спецперевозок). Внутри компании заведите единый шаблон «договор‑заявка перевозка» на случай, когда рамочного договора с перевозчиком нет.

Частые ошибки в заявках — и как их фиксить текстом

• «Температура +2…+6, как получится». Нельзя. Пишите диапазон и ответственность за предохлаждение, регистратор и формат выгрузки данных.
• «Вес 20 т +/- как пойдёт». Сделайте вилку и пропишите доплату/скидку за отклонение веса. Иначе спорите за каждую тонну.
• «Подача — завтра утром». Это не окно. Пишите интервал и критерий опоздания.
• «Ставка 100 000, остальное по факту». Укажите список «факта»: какие расходы, кто подтверждает, какими документами, как часто отчитываться.
• «Документы как обычно». У каждого «обычно» своё. Срок, список, способ доставки, кто платит курьера.
• «Согласуем по телефону». Любое телефонное согласование продублируйте в чат/почту и приложите к заявке.

Как вносить изменения по ходу рейса

Изменения цены, маршрута, окон, условий — только письменно с отметкой времени.

Рабочие фразы:

• «Переадресация с адреса А на адрес Б, доплата ХХХ, окна сдвигаются на …, подтверждаю».
• «Догруз 3 паллета, вес +600 кг, доплата ХХХ, простой по вине Заказчика не начисляется в период …».
• «Изменение окна: разгрузка с 14:00–16:00 на 16:00–18:00, простой не считается до 16:00».

Храните эти сообщения вместе с заявкой. В спорах их читают в первую очередь.

Россия и Казахстан: на что обратить внимание в заявке

• Валюта и налоги: в РФ и РК разные ставки НДС и разные форматы закрывающих документов. В заявке отмечайте страну плательщика, «с НДС/без НДС», формат закрывающих и способ обмена (ЭДО/бумага).
• Платные дороги и сборы: в РФ отдельно учтите «Платон» для ТС >12 т. В РК учитывайте платные участки дорог; правила и тарифы публикуются на официальных ресурсах операторов.
• Международные рейсы РФ–РК: обычно — CMR‑накладная + внутренние документы по требованию грузоотправителя/получателя. Требования по ветеринарным/фитосанитарным справкам зависят от вида груза; уточняйте у грузовладельца и профильных служб.

Где автоматизация помогает и где нет

• Помогает: подставлять «форму заявки» из шаблона, поднимать объявления с готовыми полями на биржах (ATI.SU, fa‑fa.kz), сверять адреса и окна, хранить историю согласований.
• Не поможет: «вычислить» реальные окна склада, договориться о паллетах, добыть пропуск без ваших данных. Эти части остаются на вас.

Если у вас десятки одинаковых рейсов в неделю, заведите 2–3 шаблона (реф, тент, опасный) и жёстко следуйте им. Экономия — часы рутины и минус половина споров по формулировкам.

Мини‑памятка «транспортная заявка» в одном списке

Перед отправкой заявки проверьте:

• Адрес и ворота совпадают с картой и схемой проезда склада.
• Окна — с интервалом, а не «утро/вечер».
• Вес — брутто и нетто; у рефа — температурный диапазон.
• Тип ТС — по факту: длина, паллетоместа, высота.
• Ставка — валюта, НДС, включён ли Платон/платные дороги.
• Простои — бесплатные часы и ставка за сверхлимит.
• Документы — список, срок и способ сдачи, кто платит за курьера.
• Штрафы — размер и понятные основания.
• Канал связи — кто принимает фото/звонки и фиксирует этапы.
• Срок действия оферты — до какого момента держите ставку.