Учет заказов на перевозку без хаоса в Excel и чатах

Учет заказов на перевозку: рабочая схема без лишних кликов

Учет заказов на перевозку держится на одном источнике правды: журнал перевозок + правила фиксации решений в чатах и документах. Минимум: одна таблица (Excel/Google Sheets) c обязательными полями, статусы по этапам, ссылки на биржи (ATI.SU, fa-fa.kz) и папка документов на рейс. Всё остальное — надстройки.

Что даёт такой подход за первую неделю внедрения: исчезают «потерянные» заявки, маржа считается одинаково у всех логистов, поиск в мессенджерах перестаёт быть квестом.

Минимальный стандарт данных: что хранить в журнале перевозок

Журнал — это не «сводка всего подряд», а ровно то, что нужно для контроля статуса, денег и документов. Ниже — список полей и зачем они нужны. Если какого-то поля нет в процессе — значит, это решение вы принимаете вслепую.

Обязательные идентификаторы и связи:

• Код заказа (OrderID). Формат: ГГММ-номер-3–5 букв клиента. Пример: 2410-057-ABX. Нужен для поиска и именования файлов.
• Источник лида: ручной клиент / ATI.SU / fa-fa.kz / повтор / рекомендация. Поле помогает считать конверсию с бирж.
• Ссылки: объявление на бирже (URL), чат (URL-приглашение или имя чата), папка документов (ссылка на облако).

Груз и маршрут:

• Маршрут: город-погрузки → город-выгрузки (ISO-коды стран, если междунар.). Пример: СПб, RU → Алматы, KZ.
• Даты: окно погрузки (с–по), плановая выгрузка (дата/время). Без дат поиск машины превращается в лотерею.
• Груз: наименование, вес (т), объем (м³), упаковка, тип кузова. Эти поля совпадают с тем, что вы заполняете при публикации груза на ATI.SU/fa-fa.kz. Если формулировки в интерфейсе отличаются — берите их прямо оттуда, чтобы не терять смыслы при копировании.

Деньги:

• Ставка клиента (валюта, НДС: да/нет). На ATI.SU указывается ставка и признак НДС — проверьте в форме «Создать груз/машину» (название раздела может отличаться, смотрите в своём кабинете).
• Ставка перевозчику (валюта). Фиксируйте сразу после подтверждения машины.
• Доп. расходы: платные подъёмы, платные дороги, простои, экспедирование.
• Валютный курс (если разный контур РФ/KZ) — откуда берёте курс: ЦБ РФ, НБ РК, договорной.

Контрагенты и исполнение:

• Клиент (название, ИНН/БИН), плательщик (если отличается), контактные лица с телефонами.
• Перевозчик (юрлицо/ИП), водитель (ФИО, телефон), ТС (грузовик/прицеп, госномер), допуск (междунар., ADR и т. п.).
• Условия оплаты: предоплата/постоплата, отсрочка (кол-во календарных или рабочих дней). Брать из договора.

Статусы и контроль сроков:

• Статус заявки: Новый → В работе → Машина подтверждена → В пути → На выгрузке → Закрыт → Архив.
• Даты смен статусов (timestamp). Это основа для SLA и анализа узких мест.
• Риски/блокеры: «не дозвон», «даты сдвинулись», «нужен длинномер» — одно поле с выпадающим списком.

Документы:

• Что требуется на рейс: ТТН/CMR/УПД/ЭТТН (KZ) — чекбоксами.
• Статусы документов: Получены оригиналы? Отправлены клиенту? Выставлен счёт? Оплачен?

Где это посмотреть на биржах:

• ATI.SU: в личном кабинете в разделах «Грузы»/«Машины» есть карточки с параметрами груза, маршрута, ставкой, НДС, контактами. Там же — история публикаций и изменения объявлений (точные названия разделов зависят от версии интерфейса; ориентируйтесь по меню «Мои.../Публикации/История»).
• fa-fa.kz: аналогично, карточка объявления с маршрутом, датами и ставкой находится в разделе ваших публикаций («Мои объявления» или близкое по смыслу название, зависит от обновлений сайта).

Как настроить таблицу (Excel/Google Sheets), чтобы она не развалилась

Если у вас до 200–400 активных позиций в месяц на команду, Excel/Google Sheets — норм. Дальше начнутся конфликты редактирования и права доступа. Пока вы в таблицах — выжмите из них максимум.

Структура листов:

• Лист «Журнал»: все заказы. По строке на заказ.
• Лист «Справочники»: статусы, типы кузовов, список логистов.
• Лист «Деньги»: настройки НДС, валюты, формулы маржи.

Списки и валидации:

• Сделайте выпадающие списки для полей «Статус», «Источник», «Риск», «Тип кузова». В Excel: Данные → Проверка данных. В Sheets: Data → Data validation.
• Зафиксируйте словарь статусов и не меняйте текста (иначе собьёте сводные таблицы).

Идентификатор заказа (генерация автоматически):

• В ячейке с OrderID используйте формулу, которая собирает ГГММ + порядковый номер + 3 буквы клиента.
• Пример для англоязычного Excel: =TEXT([@Дата_создания],"YYMM")&"-"&TEXT(ROW(),"000")&"-"&UPPER(LEFT([@Клиент],3))
• Для русской локали функции могут называться ТЕКСТ/СТРОКА/ЛЕВСИМВ; адаптируйте под вашу версию.

Подсветка рисков и просрочек:

• Условное форматирование: если Статус = «В пути» и сегодня > Плановой выгрузки, подсветить жёлтым; если > Плановой выгрузки + 1 день — красным.
• Для SLA по подбору машины: разница между Датой создания и Датой «Машина подтверждена». Формула (Excel): =([@Дата_машины]-[@Дата_создания])*24 для часов. В Sheets аналогично.

Маржа и валюта:

• Маржа_вал = Ставка_клиента − Ставка_перевозчику − Доп_расходы.
• Если разные валюты — добавьте Курс и считайте Маржа_руб = Маржа_вал * Курс. Источник курса зафиксируйте в отдельном поле.

Права и фиксация изменений:

• В Google Sheets включите «Version history» и дайте права «комментировать» тем, кто не должен менять деньги.
• В Excel используйте общий файл на SharePoint/OneDrive с журналом версий.

Фактические ограничения инструментов:

• Excel: максимум 1 048 576 строк и 16 384 столбца в листе. На практике упрётесь раньше — в производительность на общих дисках.
• Google Sheets: до 10 млн ячеек на файл (суммарно по листам). Если лист «жирнеет» — выносите историю в отдельный файл.

Печать и раздача:

• Сделайте отдельный лист «Отчёт логиста», где с помощью QUERY/Фильтр отображаются только его заказы. Тогда не придётся резать общий журнал на копии.

Мессенджеры без хаоса: как фиксировать договорённости

Чаты никуда не денутся, но их надо подчинить журналу.

Правила, которые работают:

• Именование чатов: «OrderID Маршрут, груз, дата погрузки». Пример: «2410-057 СПб→Алматы, 20т тент, 12–13.10».
• Закреплённое сообщение №1 — «карточка рейса»: маршрут, окна дат, контакты, ставка, ссылка на журнал. Любое изменение — редактируете одно закреплённое сообщение, не плодите простыни.
• Файлы называйте по шаблону: «OrderID_Документ_дата». Пример: «2410-057_TTN_2024-10-14.pdf». Тогда поиск одним запросом найдёт всё.
• Ключевые решения — дубль в журнал: «Ставка перевозчику подтверждена 180 000 KZT, постоплата 7 р.д.». Чат — не учётная система, сообщения могут удаляться/теряться, а финансовые факты должны жить в таблице.

Где искать потом:

• В десктопном клиенте мессенджера (Telegram/WhatsApp) поиск по файлам и ссылкам работает удобнее, чем на телефоне. Если часто теряете документы — заведите отдельный канал/чат «Архив документов» и пересылайте туда всё, что подписано OrderID.

Статусы и SLA: где рвётся процесс и как это ловить

Без временных меток статусов вы не узнаете, где тонете: на подборе машины, на выгрузке или в выдаче оригиналов.

Словарь статусов и события, которые их переключают:

• Новый — заявка создана, данных для публикации достаточно? (Да/Нет)
• В работе — груз опубликован/разослан перевозчикам; логист обзванивает.
• Машина подтверждена — есть сканы документов перевозчика, согласована ставка и условия оплаты, назначен водитель.
• В пути — машина на погрузке/выехала; указан номер ТС.
• На выгрузке — подъехали/идёт выгрузка; зафиксировано в чате и журнале.
• Закрыт — получены оригиналы, акт/УПД/счёт выставлены, деньги согласованы.
• Архив — все платежи прошли, спорных моментов нет.

Как считать контрольные сроки (без придуманных «рыночных норм»):

• Определите, какие интервалы важны именно вам, и измеряйте их из данных:
• T1: Создание заявки → Машина подтверждена (скорость подбора).
• T2: Машина подтверждена → Факт погрузки (дисциплина клиента/перевозчика).
• T3: Факт выгрузки → Получены оригиналы (документооборот).
• T4: Выставлен счёт → Оплата (кассовый разрыв).
• Для каждого T1–T4 задайте целевой SLA в рабочих или календарных днях — внутренним регламентом. Раз в месяц сводите фактические значения и правьте процесс.

Технически:

• Добавьте столбцы «Дата статуса: …» и считайте разницы формулами.
• Постройте сводную: по логисту, по клиенту, по направлению. Это покажет узкие места.

Деньги и документы: чтобы маржа сошлась и спор закрывался быстро

Пока цифры и документы плавают — прибыль фантазийная. Фиксируйте «версию правды» на каждом шаге.

Пример расчёта на одном рейсе:

• Ставка клиента: 380 000 RUB (без НДС). В журнале пометьте «НДС: нет».
• Ставка перевозчику: 300 000 RUB.
• Доп. расходы: 12 000 RUB (платные дороги), 8 000 RUB (экспедирование).
• Маржа = 380 000 − 300 000 − 12 000 − 8 000 = 60 000 RUB.
• Если клиент в KZ, расчёты в KZT: внесите курс (например, курс НБ РК на дату счёта — смотрите на сайте банка/в 1С) и считайте эквивалент.

Что проверить в карточке заявки до выхода на рейс:

• «Ставка с НДС/без НДС» — на ATI.SU поле указывается при публикации; при копировании в журнал не теряйте этот флаг.
• Условия оплаты: постоплата N дней — уточняйте, рабочие или календарные (проверьте договор с клиентом/перевозчиком).
• Кому платить: клиент ≠ плательщик — внесите это в поля «Плательщик» и «Договор».

Документы по направлениям (минимальный набор; уточняйте по юрисдикции):

• РФ: ТТН, путевой лист перевозчика, счёт/УПД, акты (если требуются договором).
• Международные перевозки: CMR, TIR (если требуется), инвойс/пэкинг от грузовладельца.
• KZ: электронная ТТН (ЭТТН) — актуальные требования и формат смотрите в вашей учётной системе/ИС ЭСФ.

Как ускорить закрытие рейса:

• В чате/письме сразу просите сканы по шаблону имён с OrderID.
• В журнале отмечайте чекбоксами «Скан получен / Оригинал отправлен курьером / Оригинал получен». Это превращается в отчет «долги по документам» за 2 клика.

Когда Excel перестаёт тянуть и нужна CRM логистика или программа учёта рейсов

Тревожные признаки:

• >30 активных заказов на одного логиста — теряются статусы и звонки.
• Две и больше правок денег «поверх друг друга» в один день — нет аудита.
• Дубли контрагентов и машин — нет единого справочника.
• Сложно связать заказы с выставленными счетами и платежами — нет интеграции с бухгалтерией.

Что даёт профильная CRM для логистики/программа учёта рейсов:

• Разграничение прав: деньги видит финменеджер, статусы — логисты, клиенты — сейлз.
• Единые справочники: клиенты, перевозчики, машины, договоры.
• Журнал действий (кто что поменял и когда).
• Интеграции: телефония (лог звонков), 1С/ERP (счета/акты), почта.

Пилот на 2 недели без боли:

1. Экспортируйте ваш «Журнал» в CSV.
2. Загрузите в тестовый контур CRM: клиенты, перевозчики, заказы, статусы.
3. Проведите два реальных рейса «конец-сквозь-конец».
4. Проверьте отчёты: маржа по рейсам, дебиторка, SLA по статусам.
5. Верните фидбек поставщику или меняйте систему.

Сравнение подходов (что выбрать сейчас):

Связка с биржами ATI.SU и fa-fa.kz: что фиксировать в журнале

С бирж приходят лиды и поток перевозчиков — их нужно «прибить гвоздями» к заказу.

Что фиксировать в полях журнала:

• Ссылка на объявление (ATI.SU/fa-fa.kz).
• Дата публикации/поднятия. Если поднимаете вручную — просто время последнего клика.
• Статус объявления: активно/снято/в архиве.
• Ответы/клики: минимум — «сколько было звонков/заявок» (ручной счётчик по дню).

Где это посмотреть:

• ATI.SU: в личном кабинете, разделы «Грузы/Мои грузы». Обычно там видны публикации и управление поднятием. Точные названия разделов и меток зависят от тарифа и версии интерфейса — проверьте в своём кабинете и в «Тарифы и услуги» (там же указаны лимиты на публикации и поднятия по вашему плану).
• fa-fa.kz: аналогично, управление объявлениями и статус видно в «Мои объявления». Частота поднятий и платность услуг — смотрите в разделе платных опций/тарифов на сайте.

Практический приём:

• Добавьте в журнал столбец «Время следующего поднятия» и ставьте напоминание (календарь/бот). Если пользуетесь автоматизацией поднятия объявлений — вносите туда фактическое время авто-поднятия (по логам сервиса), чтобы видеть зависимость «частота поднятия → поток откликов». Одним упоминанием: автоматизация тут снимает с логиста рутину, но контроль всё равно в журнале.

Готовые шаблоны: структура колонок и словари

Минимальная структура листа «Журнал» (сократите/расширьте под себя):

• OrderID
• Источник (клиент/ATI.SU/fa-fa.kz/повтор/др.)
• Ссылки (объявление/чат/папка)
• Клиент / Плательщик / Договор
• Груз (наименование / вес / объём / упаковка)
• Маршрут (откуда → куда)
• Даты (окно погрузки с–по / план выгрузки)
• Требуемый кузов / Особые условия (ADR, термо и т.д.)
• Ставка клиента (валюта, НДС)
• Ставка перевозчику (валюта)
• Доп. расходы (расшифровка)
• Валюта и Курс
• Перевозчик / Водитель / ТС
• Условия оплаты (пред/пост, отсрочка, р/к дни)
• Статус (Новый/В работе/Машина подтверждена/В пути/На выгрузке/Закрыт/Архив)
• Даты статусов (отдельные колонки под ключевые T1–T4)
• Документы требуются (чекбоксы: ТТН/CMR/УПД/ЭТТН)
• Документы: сканы/оригиналы/счёт/оплата (чекбоксы + даты)
• Риски/Комментарии
• Ответственный логист

Словари (валидации):

• Статусы: фиксированный перечень, не меняйте формулировки.
• Источники: клиент, ATI.SU, fa-fa.kz, повтор, рекомендация, сайт.
• Тип кузова: тент, реф, изотерм, борт, длинномер, низкорамник и то, что возите.
• Валюты: RUB, KZT, USD, EUR.

Еженедельные ритуалы (15–30 минут):

• Просмотреть «Новый» и «В работе» старше 48 часов — что стопорит, кто ответственный.
• Проверить «На выгрузке» и «Закрыт» на предмет документов и денег — нет ли зависаний после выгрузки.
• Снять с бирж объявления, которые закрылись/устарели, чтобы не ловить лишние звонки.

О чём часто забывают (и где потом болит)

• OrderID в имени файла — экономит часы на розыск сканов.
• Признак НДС в ставке клиента — одна строка, а влияет на маржу и на обещания в коммерческом предложении.
• Разница «рабочие» vs «календарные» дни в отсрочке — уточняйте всегда. От этого зависит кассовый разрыв.
• Фиксация «кто принял решение» (ставка, выбор машины) — пригодится в споре.
• Архивирование чатов/документов после закрытия — не держите «мёртвые» чаты в общем списке.

---

Инструмент для тех, кто работает с биржами Если у вас много публикаций на ATI.SU и fa-fa.kz и вы поднимаете грузы/машины вручную, проверьте, сколько на это уходит времени в неделю. Сервис Go-Bot автоматизирует поднятие объявлений на этих биржах (Казахстан, Россия) и даёт предсказуемый поток откликов без кликанья по кабинетам. В журнале при этом просто фиксируйте время последнего авто-поднятия и сравнивайте его с числом входящих — так вы поймёте фактическую отдачу от частоты поднятий на ваших направлениях.