Как рассчитать ставку на грузоперевозку: формула и примеры

Как рассчитать ставку на грузоперевозку: рабочая формула перевозчика

Как рассчитать ставку на грузоперевозку: сложите все затраты на рейс (за километр, за день и разовые), разделите на гружёные километры, добавьте маржу и налоги. Если клиент просит «ставку за км», делите полную себестоимость рейса только на гружёный пробег, иначе уйдёте в минус.

Базовая логика:

1. Считаем общий пробег (гружёный + порожний), время рейса и разовые сборы. 2) Считаем себестоимость: на км + на день/час + разовые. 3) Делим на гружёные км и добавляем маржу. 4) Учитываем НДС/валюту/отсрочку.

Формула на рейс:

• Себестоимость рейса = (Переменные на км × Общий пробег) + (Временные затраты × Число дней/часов) + Разовые платежи.
• Ставка клиенту за рейс = Себестоимость рейса × (1 + Маржа) ± Финансирование + Налоги/НДС.
• Ставка за км (клиенту) = Ставка за рейс / Гружёные км.

Где переменные на км: топливо, AdBlue, платные дороги/«Платон»/виньетки, ТО/шины/амортизация. Временные: зарплата/премии/суточные водителя, лизинг/КАСКО/ОСАГО/КАСКО пропорционально дням, диспетчер/офис (если считаете в день). Разовые: перегрузы, платные погрузо‑разгрузочные, оформление на границе, спецразрешения, стоянки, экспедирование.

---

Какие исходные данные собрать и где их взять

Чтобы расчёт не «поплыл», проверьте три блока: расстояние, время, разовые условия.

Расстояние и пробег

• Гружёный км: от адреса погрузки до адреса разгрузки с учётом заездов. Источники: ATI‑карта (калькулятор маршрута), Яндекс.Карты/Навигатор, Google Maps. Берите один инструмент последовательно, чтобы не прыгала база.
• Порожний км: подача + возвращение или переезд на обратный груз. Проверьте в ленте ATI.SU/fa-fa.kz вероятность обратки на нужные даты. Если обратка не гарантирована — закладывайте порожний.
• Платные/ограниченные участки: трассы ГК «Автодор», региональные платники, ограничения тоннажа. Смотрите калькуляторы на сайтах концессионеров/операторов трасс и региональные приказы об ограничениях (весенние/летние).
• Для РФ «Платон»: тариф и покрытие — в личном кабинете platon.ru. Тариф индексируют, не подставляйте «среднюю» цифру из памяти, возьмите актуальную ставку в день расчёта.

Время

• Прогноз времени в пути: по навигатору + ваш средний темп по телематике на этом плече. Многие считают плановую среднюю скорость по маршруту 45–60 км/ч, но возьмите свои числа из трекера.
• Окна погрузки/разгрузки: в карточке груза. Если есть «ночь/день», заложите стоянку/отстой.
• Границы/таможня: регламент и текущие очереди — по оперативным каналам (пункты пропуска, чаты), уточните у экспедитора документы и режим. Для КЗ/РФ — проверяйте сутки/часы работы постов и наличие предварительного информирования.

Разовые условия

• Спецразрешения (негабарит/перевес): требования и тарифы — на сайтах региональных Минтрансов и «Автодора». Берите по фактической массе/габаритам из заявки, не «на глаз».
• Доп. услуги: температурный режим (дизель/реф), ADR, пломбы, охрана, перегруз/манипулятор — смотрите в заявке, спрашивайте до отклика.

---

Переменные затраты на километр: как посчитать без иллюзий

Здесь ошибка в 2–3 руб/км на длинном плече «съедает» всю маржу. Разбивайте по статьям и фиксируйте свои реальные коэффициенты.

Топливо

• Формула: Расход (л/100 км) × Цена топлива (за л) / 100.
• Источник расхода: телематика/бортовой учёт по этому тягачу с похожими массами и сезонами. Рекламный «паспорт» не используйте.
• Ориентиры для проверки: по опыту автопарков, магистральный тягач Евро‑5/Евро‑6 с тентом 20 т даёт 28–33 л/100 км по трассе и 35–40 л/100 км в городе при спокойной манере вождения. Но берите свои факты, а не чужие.
• Цена топлива: оптовый договор/АЗС‑сеть/карты. Для РФ — берите по своему договору (в руб/л), для КЗ — в тенге/л и считайте в валюте расчёта.

AdBlue (мочевина)

• Формула: Расход AdBlue (л/100 км) × Цена / 100. Типично 2–5% от расхода дизеля, но проверяйте по телематике.

Платные дороги и «Платон»

• Платные дороги: тарифы — в калькуляторах операторов конкретных трасс (например, для РФ — avtodор-tr.ru и другие концессии). Считайте по осям/классу ТС.
• «Платон» (РФ): умножьте фактический километр по федеральным дорогам в зоне «Платон» на текущий тариф из личного кабинета.
• Виньетки/экосборы: для международки — берите официальные калькуляторы стран транзита.

ТО, шины, амортизация (на км)

• Удобно вести «стоимость километра» по каждой статье на основе своего учёта за год:
• Амортизация: (Цена шасси+полуприцеп − Остаток) / Ресурс (км).
• ТО/ремонт: Все затраты на ТО и ремонты за год / Годовой пробег.
• Шины: (Цена комплекта × Кол-во комплектов за ресурс) / Ресурс (км). Или проще: Затраты на шины за год / Пробег.
• Эти цифры индивидуальны: не подставляйте «среднюю по рынку». Раз в квартал пересчитывайте.

Итог по разделу: сложите топливо, AdBlue, платники/«Платон» и технику на км — получите ваш «руб/км» (или «тг/км») переменных издержек.

---

Затраты, привязанные ко времени: водитель, машина и деньги

Скорость оборачиваемости часто важнее 1–2 руб/км. Считайте всё, что «течёт» по дням и часам.

• Водитель: оклад + премии + суточные/командировочные. Разбейте на «в день рейса». Если платите «за км», всё равно выделите дневной эквивалент для сравнимости разных плеч.
• Лизинг/кредит/страховки: посуточный эквивалент (платёж в месяц × 12 / 365). В сезон простоите меньше — в расчёте на рейс платёж «размажется» иначе.
• Офис/диспетчер/платёжные комиссии: или включайте в день, или добавляйте накладные «на км» — главное, не потерять эту статью.
• Простой: условия бесплатного времени в заявке (например, X часов бесплатно, дальше — тариф/час). Заложите риск: p(простой) × ожидаемые часы × ваша «стоимость часа».
• Отсрочка оплаты: деньги имеют цену. Финансовая надбавка = Ставка финансирования × (Дни отсрочки/365) × Сумма счёта. Если используете факторинг — берите ставку/комиссии по своему договору.

---

Налоги, НДС и международка (РФ и Казахстан)

• НДС РФ: 20% по внутренним перевозкам при работе на ОСНО. Международные перевозки могут облагаться по ставке 0% при наличии подтверждающих документов (НК РФ, ст. 164). Если вы на УСН — НДС не предъявляете, но клиент может попросить «ставку с НДС» — согласуйте формат цены явно.
• НДС РК: 12% по общему правилу. Для международных перевозок также предусмотрена нулевая ставка при подтверждении (смотрите разделы НК РК о налогообложении международных перевозок). Подтверждение — документы по маршруту, накладные, пропуска.
• Валюта: фиксируйте, в чём цена (руб/тг/₸/₽/доллар). Если выручка и затраты в разных валютах — добавляйте валютный риск или оговаривайте эквивалент по курсу ЦБ/НБ РК на дату.

Важно: если клиент говорит «цена грузоперевозки с НДС», уточняйте — он хочет видеть итог к оплате с НДС или без. Это меняет цифру на 20% в РФ и на 12% в РК.

---

Где свериться с рынком: ATI.SU и fa-fa.kz без самообмана

• Лента грузов/машин: фильтруйте по направлению, кузову, грузоподъёмности, типу ставки (за рейс/км). Цена в карточке — это «якорь» заказчика; итоговая сумма формируется в переписке и звонках.
• Карточка груза: читайте «условия» — бесплатные часы, требование ADR, температурный режим, точные адреса, режимы работы рамп. Каждый флаг — это +к издержкам.
• Повторяемость маршрута: прокрутите ленту за последние 3–7 дней на те же даты — сколько похожих заявок и по каким ценам публикуют. Чем меньше предложений — тем выше премия за доступность.
• Казахстан (fa-fa.kz): особенно смотрите подходы и обратки между агломерациями (Алматы, Шымкент, Астана, Караганда). Разброс ставок по дням недели заметен — фиксируйте у себя статистику.
• Своя аналитика: сохраняйте факт‑ставку после сделки (дата, плечо, тоннаж, особенности) — через 1–2 месяца у вас будет «живой» средний диапазон по маршрутам. Рыночная проверка = ваша себестоимость + ваша же история сделок, а не «средняя по форуму».

---

Таблица: из чего складывается тариф и где смотреть цифры

---

Пример калькуляции рейса (РФ): «ставка за км» и «стоимость перевозки фуры»

Предупреждение: это учебный пример, подставьте свои факты. Пусть у нас магистральный тягач с тентом, рейс: Самара → Москва. Гружёные км: 1050. Подача к месту погрузки: 80 км. Обратку не гарантируем — считаем порожний 200 км до следующей точки.

Вводные (пример):

• Расход дизеля по телематике на трассе: 30 л/100 км. Цена дизеля по вашим картам: 65 руб/л.
• AdBlue: 1,2 л/100 км, 45 руб/л.
• Платные дороги: используете один платный участок на подходе — по калькулятору оператора 1 300 руб за рейс.
• «Платон»: ваш маршрут попадает под 700 км федеральных дорог в зоне «Платон». Тариф возьмите из ЛК platon.ru (подставляем как переменную Tпл). Для примера обозначим переменной.
• ТО/ремонт: по вашему учёту 3,8 руб/км. Шины: 2,6 руб/км. Амортизация: 8,9 руб/км.
• Водитель: 4 500 руб/день (оклад+премии в пересчёте) + суточные 800 руб/день = 5 300 руб/день.
• Лизинг+страховки: 3 000 руб/день (в пересчёте).
• План по времени: 1,5 дня в пути с учётом окон, округляем до 2 дней. Риск простоя на разгрузке 30%, средний платный простой — 4 часа, ваша стоимость часа по «ганта» — 1 200 руб/ч (включая время водителя и машину).
• Разовые: стоянки 600 руб, платная рампа 800 руб.
• Отсрочка оплаты 21 день, ставка финансирования 18% годовых (пример).
• Маржа целевая 12%.

Расчёт:

1. Пробег общий = 1050 (груж.) + 80 (подача) + 200 (порож. после) = 1 330 км.
2. Топливо: 30×65/100 = 19,5 руб/км. На 1 330 км = 25 935 руб.
3. AdBlue: 1,2×45/100 = 0,54 руб/км. На 1 330 км = 718 руб.
4. ТО/ремонт+шины+амортизация: (3,8+2,6+8,9)= 15,3 руб/км. На 1 330 км = 20 349 руб.
5. Платники: 1 300 руб.
6. «Платон»: 700 км × Tпл руб/км = 700Tпл руб (подставьте ваш тариф из ЛК).
7. Временные затраты: (Водитель 5 300 + Лизинг/страховки 3 000) × 2 дня = 16 600 руб.
8. Риск простоев: 0,3 × 4 ч × 1 200 = 1 440 руб (ожидаемая величина).
9. Разовые: 600 + 800 = 1 400 руб.

Себестоимость рейса (без финансирования) = 25 935 + 718 + 20 349 + 1 300 + 700Tпл + 16 600 + 1 440 + 1 400 = 67 742 + 700Tпл руб.

Финансирование при отсрочке (21 день): 0,18×(21/365)×Выручка. Пока не знаем выручку — вычислим позже как надбавку.

Цена клиенту за рейс до налогов и финансирования = Себестоимость × (1+0,12) = (67 742 + 700Tпл) × 1,12.

Ставка за км (клиенту) = Цена за рейс / 1 050 (гружёных км).

Дальше подставьте свой Tпл. Например, если в ЛК у вас показывается X руб/км на дату, то:

• Цена за рейс до финансирования = (67 742 + 700X) × 1,12.
• Надбавка за отсрочку = 0,18×(21/365)×Цена_за_рейс. Её или включаете в ставку, или отдельно прописываете.
• Если клиент хочет «с НДС» — умножьте на 1,2 (РФ) поверх, если работаете с НДС.

Комментарий: если нашли обратку — часть «порожнего после» уйдёт в следующий рейс, и «ставка за км» на этом плече станет конкурентнее. Но не меняйте формулу: перераспределите порожний пробег на два рейса в вашем P&L.

---

Пример калькуляции (Казахстан): Алматы → Караганда

Снова учебный пример. Гружёные км: 1 000. Подача: 50 км. Порожний после: 150 км. Валюта — тенге.

Вводные (пример):

• Расход дизеля: 31 л/100 км. Цена дизеля по вашей карте: 260 тг/л.
• AdBlue: 1,5 л/100 км, 350 тг/л.
• Платные дороги: по калькулятору оператора — 3 500 тг.
• ТО/ремонт: 12 тг/км. Шины: 9 тг/км. Амортизация: 35 тг/км.
• Водитель: 28 000 тг/день + суточные 6 000 тг/день = 34 000 тг/день.
• Лизинг/страховки: 18 000 тг/день.
• Дни: 2.
• Разовые: стоянки/пропуска 3 000 тг.
• Отсрочка 15 дней, ставка финансирования 22% годовых (пример). Маржа 12%.

Расчёт:

1. Общий пробег = 1 000 + 50 + 150 = 1 200 км.
2. Топливо: 31×260/100 = 80,6 тг/км → ×1 200 = 96 720 тг.
3. AdBlue: 1,5×350/100 = 5,25 тг/км → ×1 200 = 6 300 тг.
4. ТО/ремонт+шины+амортизация: (12+9+35)=56 тг/км → ×1 200 = 67 200 тг.
5. Платники: 3 500 тг.
6. Временные: (34 000 + 18 000) × 2 = 104 000 тг.
7. Разовые: 3 000 тг.

Себестоимость = 96 720 + 6 300 + 67 200 + 3 500 + 104 000 + 3 000 = 280 720 тг. Цена до финансирования = 280 720 × 1,12 = 314 406 тг. Финансирование: 0,22×(15/365)×314 406 ≈ 2,84% × 314 406 ≈ 8 930 тг. Рекомендованная цена клиенту (без НДС/или с НДС 12% — по вашему режиму) ≈ 323 300 тг до НДС. Ставка за км (клиенту) ≈ 323 300 / 1 000 = 323 тг/км (по гружёным км, до НДС).

---

Быстрые правила: когда «ставка за км» работает и когда нет

Работает:

• Длинное плечо по трассе, без платников/границ, стабильная обратка.
• У вас есть твёрдые «руб/км» по топливу/ТО/шинам и порожний пробег почти нулевой.

Не работает (ставка за рейс честнее):

• Есть платные дороги/«Платон»/виньетки, особенно если это 10–20% затрат.
• Подача/возврат длинные или обратка под вопросом.
• Границы/таможня/окна на складе добавляют много «времени».
• Температурный режим/ADR — разовые и часовые расходы выше доли «за км».

Мини‑чек‑лист перед откликом:

• Пробег: гружёный/порожний/подача — подтверждён маршрутизатором.
• Время: дни в пути + окна + вероятный простой (p×часы).
• Платные: калькуляторы трасс/«Платон» — цифры подставлены.
• Особенности: температура/ADR/манипулятор — учтены разовыми.
• Финансы: отсрочка/валюта/НДС — внесены в цену.
• Маржа: не «что останется», а целевая, проверенная на P&L.

---

Частые ошибки и как их избегать

• «Делю всё на общий пробег» — и получаю заниженную ставку за км. Делите на гружёные км — так считает рынок.
• «Платники/Платон в голове» — в минус уйдёте быстро. Ставьте калькулятор в закладки и вбивайте маршрут фактически каждый раз.
• «Средняя скорость 70 км/ч» — по навигатору может быть 50–55 даже по трассе. Берите свои данные трекера по направлению и сезону.
• «НДС/отсрочку в конце допишу» — в конце уже подписанный РТ и «непонятная» цифра для клиента. Прописывайте в оферте: цена без НДС/с НДС, валюта, срок оплаты, доплаты за простой.
• «Рыночная цена такая‑то» — по ленте вчера. Сверяйтесь в день отклика и на свои даты.

---

Автоматизация как способ удержать маржу на длинной дистанции

Один раз упомянем: чем точнее вы считаете себестоимость, тем важнее быстро ловить обратки. Автоботы, которые поднимают ваши объявления машин/грузов на ATI.SU и fa-fa.kz, экономят ручное время диспетчера и повышают шанс закрыть плечо обраткой — это напрямую улучшает «ставку за км» за счёт меньшего порожняка.

---

Шаблон калькуляции рейса (скопируйте в свою таблицу)

• Маршрут и даты: …
• Гружёные км: … Подача: … Порожний после: … Общий пробег: …
• Топливо: Расход … л/100 × Цена … /100 = … руб/км → × Пробег = …
• AdBlue: … руб/км → × Пробег = …
• Платные дороги: …
• «Платон»: Км в зоне … × Тариф из ЛК … = …
• ТО/ремонт: … руб/км → × Пробег = …
• Шины: … руб/км → × Пробег = …
• Амортизация: … руб/км → × Пробег = …
• Водитель (в день): … × Дней … = …
• Лизинг/страховки (в день): … × Дней … = …
• Риск простоев: p … × часы … × ставка/ч … = …
• Разовые (стоянки/пломбы/манипулятор/оформление): …
• Себестоимость рейса = …
• Маржа % = … Цена до налогов = …
• Финансирование: ставка … × дни …/365 × цена = …
• Итого к выставлению: … (указать «без НДС/с НДС» и валюту)
• «Ставка за км» (по гружёным): Итого / Гружёные км = …

---

Коротко: где что посмотреть в один клик

• Расстояние/время: ATI‑карта, Яндекс.Карты/Навигатор, Google Maps.
• Платные дороги: калькуляторы операторов соответствующих трасс (РФ — ГК «Автодор» и другие; РК — сайты платных дорог).
• «Платон» (РФ): личный кабинет platon.ru (актуальный тариф и маршрут в зоне взимания).
• Ограничения по массе/габаритам: сайты региональных Минтрансов/«Автодора», приказы на сезонные ограничения.
• Рынок: лента ATI.SU и fa-fa.kz по фильтрам маршрута/кузова/дате.

---

Блок сервиса: как это поможет в Go‑Bot

Расчёт — половина успеха, вторая — загрузка обратки. Go‑Bot автоматически поднимает ваши объявления грузов и машин на ATI.SU и fa‑fa.kz по заданному расписанию. Это повышает видимость и экономит рутину диспетчера, чтобы он занимался цифрами и переговорами, а не кнопкой «поднять». Если автоматизация окупает хотя бы 30–50 км порожняка в неделю — маржа на плече заметно растёт.